Be Samyono [03122012–14.14]
Sebuah opportunity saya peroleh akhir Oktober lalu dari MATRADE (Malaysia Trade) di Jakarta yang mengundang saya untuk menghadiri INTRADE (International Trade) dalam posisi buyer yang akan berlangsung 27-29 November 2012. Diantara sempitnya waktu untuk melakukan pendaftaran, saya agak terkejut karena undangan ini langsung dari Matrade. Seingat saya Matrade menggelar 2 event tiap tahun, INTRADE (November) dan MIHAS (April). Sudah jamak biasanya di beberapa tahun kebelakang ini rekan-rekan TDA mendapat prioritas dan di arrange oleh salah satu rekan TDA (pak Iwan Agustian Dari TDA Depok). Bahkan melalui koordinasi beliau, saya sempat mendaftar mengikuti MIHAS awal tahun lalu. Namun karena MIHAS diperuntukkan khusus untuk produk makanan alokasi saya diundur untuk INTRADE sesuai dengan bidang usaha saya. Saya bayangkan tentunya akan lebih menyenangkan bila masuk dalam rombongan TDA. Namun karena keterbatasan waktu, pikiran saya terfocus pada pendaftaran. Ditambah dengan konfirmasi penerimaan yang baru dikirim tepat seminggu sebelum acara dan pada akhir bulan membuat saya tak lagi bisa melakukan konfirmasi akan hal itu. Besar harapan sesampai disana akan saya jumpai rombongan “kafilah” TDA. Rupanya saya keliru, tercatat ada 7 peserta dari Indonesia, namun rupanya hanya ada 4 peserta yang hadir. Dan hanya 2 yang dari TDA, Mr Copy – Usaha saya dan Talenta Mekara yang di gawangi pak Niam Masyuri dari TDA Depok.
PERSIAPAN
Seminggu semestinya waktu yang cukup untuk mempersiapakan keberangkatan ke KL yang bisa dihitung hanya 2 jam penerbangan dari Jakarta. Namun sebaliknya karena Event berada di akhir bulan, mau tak mau semua pekerjaan akhir bulan harus di selesaikan semua di awal termasuk masalah penggajian dan laporan bulanan. Terlebih saya ingin dari event ini ada peluang ataupun pembelajran bisnis yang bisa saya dapatkan. Boleh dikata saya serius mempersiapkan termasuk mencari info dari tulisan rekan-rekan yang pernah mengikuti event ini sebelumnya. Bahkan saya mencari keterangan lebih jauh di website Matrade. Tak ketinggalan sayapun mengajak salah satu outlet manager saya untuk ikut dan merasakan wawasan internasional akan bisnis.
INTRADE merupakan event tahunan Malaysia untuk mendatangkan buyer dari seluruh dunia guna bertemu dengan produsen dari Malaysia. Wajar bila dalam form aplikasi pendaftaran, peminat harus memberikan detail spesifik mengenai seller yang ingin ditemuinya. Dalam event ini kita akan discover penginapan hotel selama 4 malam dan 5 hari serat fasilitas angkutan hotel-venue. Tak Heran bila diterima atau tidaknya kita tergantung dengan matching atau tidaknya permintaan kita dengan ketersediaaan seller yang ada disana. Dan karena ini event tahunan sudah seharusnya bila dari tahun ketahun pengelolaannya makin professional. Seminggu sebelum keberangkatan saya sudah memperoleh confirmation letter yang berisi petunjuk dan pelaksanaan selama event serta memperoleh jadwal buyer meeting dengan beberapa seller dari Malaysia. Terlihat saya akan dijadwalkan bertemu dengan 7 seller. Namun saya teliti tidak semua seller benar-benar matching dengan keinginan saya. Disinilah masalah timbul dan mungkin perlu konfirmasi dengan panitia Matrade setelah tiba disana.
Beberapa tips ini akan berguna bagi anda untuk mempersiapkan diri bila akan mengikuti event serupa:
- Selain di invite anda juga bisa mendaftar langsung keikut sertaan anda di http://www.intrademalaysia.my/
- PERSIAPAN ADMINISTRASI:
- Isilah form khususnya di bagian business maching dengan seller yang benar-benar anda perlu dan butuhkan untuk temui agar event ini optimal untuk anda.
- Persiapkan parport anda setidaknya masih aktif tidak kurang dari 6 bulan saat waktu keberangkatan.
- Pelajari confirmation letter yang anda peroleh untuk mengetahui “aturan main” dan “Do & Don’t” selama anda di sana
- Catat Kontak hotel bahkan kontak person Matrade yang ada di Jakarta untuk jaga-jaga.
- Periksa jadwal Buyer Meeting anda apakah sudah sesuai dengan yang anda harapkan. Dan segera kontak panitia jauh hari sebelumnya sehingga bisa diganti sesuai dengan keinginan anda.
- Jangan segan memnghubungi Kontak Person di Matrade Jakarta bila ada pertanyaan atau hal yang belum jelas.
- PERSIAPAN DIRI:
- Yakinkan anda tahu apa tujuan dari mengikuti event ini sehingga anda bisa mengatur waktu secara jelas untuk mencapai tujuan itu.
- Persiapkan property usaha untuk informasi kepada seller seperti brosur, kartu nama, atau hal lain yang menarik bagi seller.
- Anda bisa saja kesana dengan tujuan justru menjadi seller disana namun bisa jadi ini akan mejadi boomerang bagi anda sendiri.
- Lakukan browsing awal terhadap calon seller agar anda tahu background mereka hingga mempersingkat waktu meeting yang sangat terbatas.
- Bila memungkinkan pesanlah tiket jauh hari sebelumnya begitu confirmation letter anda terima sebagai kepastian.
- Bila menggunakan budget flight belilah bagasi saat pulang untuk antisipasi anda akan membawa sample saat pulang nanti.
- Persiapkan keperluan pribadi dan outfit formal sebagai pembawa citra bisnis dan bangsa dalam event ini.
(bersambung)
